Datenschutz

Als Betreiber dieser Webseite und als Unternehmen kommen wir mit Ihren personenbezogenen Daten in Kontakt. Gemeint sind alle Daten, die etwas über Sie aussagen und mit denen Sie identifiziert werden können. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen, in welcher Weise, zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

Für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite und in unserem Unternehmen ist verantwortlich:

Riveritas GmbH
Neuer Wall 10
20354 Hamburg
Deutschland

Telefon: 0800 000 25 26
E-Mail: info@riveritas.de

Allgemeine Hinweise

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Wenn Sie Daten auf Webseiten eingeben oder E-Mails über das Internet verschicken, müssen Sie immer damit rechnen, dass unberechtigte Dritte auf Ihre Daten zugreifen. Einen vollständigen Schutz vor solchen Zugriffen gibt es nicht. Wir setzen jedoch alles daran, Ihre Daten bestmöglich zu schützen und Sicherheitslücken zu schließen, soweit es uns möglich ist.

Ein wichtiger Schutzmechanismus ist die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung unserer Webseite. Sie sorgt dafür, dass Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden können. Sie erkennen die Verschlüsselung an dem Schloss-Symbol vor der Internetadresse in Ihrem Browser und daran, dass unsere Internetadresse mit https:// beginnt und nicht mit http://.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

An mehreren Stellen in dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie lange wir oder die Unternehmen, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, Ihre Daten speichern. Fehlt eine solche Angabe, speichern wir Ihre Daten, bis der Zweck der Datenverarbeitung entfällt, Sie der Datenverarbeitung widersprechen oder Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung widerrufen.

Im Falle eines Widerspruchs oder Widerrufs dürfen wir Ihre Daten allerdings weiterverarbeiten, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Wir haben zwingende schutzwürdige Gründe für die Fortsetzung der Datenverarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen (nur bei Widerspruch gegen die Datenverarbeitung; wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet, können wir keine schutzwürdigen Gründe vorbringen).
• Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (gilt nicht, wenn sich Ihr Widerspruch gegen Direktwerbung richtet).
• Wir sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten aufzubewahren.

In diesem Fall löschen wir Ihre Daten, sobald die Voraussetzung(en) entfällt bzw. entfallen.

Ihre Rechte

Widerspruch gegen die Datenverarbeitung

WENN SIE IN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG LESEN, DASS WIR BERECHTIGTE INTERESSEN FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN HABEN UND DIESE DESHALB AUF ART. 6 ABS. 1 LIT. F) DSGVO STÜTZEN, HABEN SIE NACH ART. 21 DSGVO DAS RECHT, WIDERSPRUCH DAGEGEN EINZULEGEN. VORAUSSETZUNG IST, DASS SIE GRÜNDE FÜR DEN WIDERSPRUCH ANFÜHREN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN. EINE BEGRÜNDUNG IST NICHT ERFORDERLICH, WENN SICH DER WIDERSPRUCH GEGEN DIE NUTZUNG IHRER DATEN ZUR DIREKTWERBUNG RICHTET.

FOLGE DES WIDERSPRUCHS IST, DASS WIR IHRE DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN DÜRFEN. DAS GILT NUR DANN NICHT, WENN EINE DER FOLGENDEN VORAUSSETZUNGEN VORLIEGT:

• WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN.
• DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.

DIESE AUSNAHMEN GELTEN NICHT, WENN SICH IHR WIDERSPRUCH GEGEN DIREKTWERBUNG RICHTET.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Einige Datenverarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung, etwa wenn Sie uns erlauben, Sie über weitere Angebote zu informieren. Sie können eine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Nach einem Widerruf verarbeiten wir die Daten nur weiter, soweit eine andere Rechtsgrundlage dies erlaubt, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen, haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können sich an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes wenden, an dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Das Beschwerderecht besteht neben verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.

Für uns zuständig ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG
20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

Recht auf Datenübertragbarkeit

Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrages automatisiert verarbeiten, stellen wir Ihnen auf Verlangen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit (Art. 20 DSGVO). Auf Ihren Wunsch übermitteln wir die Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen, soweit dies technisch machbar ist.

Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben nach Art. 15 DSGVO das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen gespeichert haben, wo die Daten herkommen, an wen wir die Daten übermitteln und zu welchem Zweck sie gespeichert werden. Sollten die Daten falsch sein, haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO). Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO dürfen Sie verlangen, dass wir die Daten löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

In bestimmten Situationen können Sie nach Art. 18 DSGVO von uns verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken. Die Daten dürfen dann – von der Speicherung abgesehen – nur noch wie folgt verarbeitet werden:

• mit Ihrer Einwilligung
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person
• aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in den folgenden Situationen:

• Sie haben die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestritten und wir benötigen Zeit, um dies zu überprüfen. Hier besteht das Recht für die Dauer der Prüfung.
• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu Unrecht oder war in der Vergangenheit unrechtmäßig. Hier besteht das Recht alternativ zur Löschung der Daten.
• Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, Sie benötigen sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Hier besteht das Recht alternativ zur Löschung der Daten.
• Sie haben Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und nun müssen Ihre und unsere Interessen gegeneinander abgewogen werden. Hier besteht das Recht, solange das Ergebnis der Abwägung noch nicht feststeht.

Hosting

Unsere Webseite liegt auf Servern des folgenden Anbieters:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin

Mit STRATO besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in Deutschland.

Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

STRATO speichert alle Daten unserer Webseite. Dazu gehören auch personenbezogene Daten, die automatisch oder durch Ihre Eingabe erfasst werden. Das können insbesondere sein: Ihre IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Namen, Kontaktdaten und -anfragen sowie Meta- und Kommunikationsdaten. STRATO hält sich an unsere Weisungen und verarbeitet die Daten nur, soweit dies zur Erbringung seiner Leistungen uns gegenüber erforderlich ist.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Da wir über unsere Webseite potenzielle Kunden ansprechen und Kontakte zu bestehenden Kunden pflegen, dient die Datenverarbeitung durch STRATO der Vertragsanbahnung und -erfüllung und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Darüber hinaus haben wir ein berechtigtes Interesse daran, ein professionelles Internetangebot bereitzustellen, das die nötigen Anforderungen an Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz erfüllt. Insoweit beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Eingesetzte Software und Auftragsverarbeiter

Für die Verwaltung von Kontakten und Objekten, die Kommunikation per E-Mail sowie die Bereitstellung von Exposés und Dokumenten setzen wir die folgenden Anbieter ein:

• onOffice GmbH, Charlottenburger Allee 5, 52068 Aachen (Maklersoftware onOffice enterprise)
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (Microsoft 365)

Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

In onOffice enterprise speichern wir Kontakt- und Kommunikationsdaten von Interessenten, Eigentümern und Geschäftspartnern sowie objektbezogene Unterlagen. onOffice verarbeitet die Daten in Rechenzentren in Deutschland. Microsoft 365 nutzen wir für die E-Mail-Kommunikation, die Abstimmung von Terminen sowie die Speicherung und Freigabe von Dokumenten. Für Microsoft 365 Business haben wir den Speicherort EU gewählt. Die vertraglichen Zusagen zur Datenlokalisierung unterscheiden sich je nach Dienst und Datenart. Die EU-Datengrenze von Microsoft umfasst EU- und EFTA-Staaten. Begrenzte Übermittlungen und Zugriffe außerhalb dieses Gebiets bleiben möglich; hierzu informieren wir im nachfolgenden Abschnitt zu Drittlandübermittlungen.

onOffice verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Soweit Microsoft als Auftragsverarbeiter tätig wird, verarbeitet Microsoft die Daten nach unseren dokumentierten Weisungen auf Grundlage des vereinbarten Datenschutznachtrags. Für die dort beschriebenen Verarbeitungen zu eigenen Geschäftszwecken sowie für eigene Microsoft-Konten gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft. Weitere Informationen: Microsoft-Datenschutznachtrag und Microsoft-Datenschutzhinweise.

Werden Daten in Drittländer übermittelt?

In begrenzten Ausnahmefällen, etwa im Rahmen von Sicherheits- und Supportprozessen, kann bei Microsoft 365 ein Zugriff durch die Microsoft Corporation in den USA nicht ausgeschlossen werden. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO besteht. Ergänzend gelten Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung und -erfüllung und beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Darüber hinaus haben wir ein berechtigtes Interesse an einer sicheren, effizienten und nachvollziehbaren Organisation unserer Geschäftsprozesse. Insoweit beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Datenerfassung auf dieser Webseite

Server-Log-Dateien

Server-Log-Dateien protokollieren Anfragen und Zugriffe auf unsere Webseite und halten Fehlermeldungen fest. Die Daten werden automatisch von Ihrem Browser an STRATO übermittelt. Sie umfassen auch personenbezogene Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse.

Die Log-Dateien enthalten die folgenden Daten:

• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

STRATO speichert vollständige IP-Adressen von Webseitenbesuchern zur Erkennung und Abwehr von Angriffen für höchstens sieben Tage. Die uns zur Verfügung gestellten Webserver-Logdateien enthalten anonymisierte IP-Adressen und sind für einen Zeitraum von sechs Wochen abrufbar. Wir führen die Daten nicht mit anderen Daten zusammen und nutzen sie nur zur Fehleranalyse, zur Sicherheit und für eine anonymisierte statistische Auswertung der Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und fehlerfreien Betrieb unserer Webseite und in einem anonymisierten Überblick über die Zugriffe.

Sicherheits-Plugin Wordfence

Zum Schutz unserer Webseite vor Cyberangriffen verwenden wir das WordPress-Plugin Wordfence Security. Anbieter ist die Defiant, Inc., 1700 Westlake Ave N Ste 200, Seattle, WA 98109, USA.

Wordfence prüft eingehende Seitenaufrufe und blockiert verdächtige Zugriffe. Dabei werden sicherheitsrelevante Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und Browserkennung. Die im Bereich Live Traffic von Wordfence lokal gespeicherten Zugriffsdaten werden entsprechend der von uns festgelegten Aufbewahrungsdauer nach sieben Tagen im Rahmen einer regelmäßigen Bereinigung entfernt.

Je nach aktivierten Sicherheitsfunktionen können Informationen über Angriffsversuche, insbesondere IP-Adressen, an Defiant in den USA übermittelt werden. Grundlage dieser Übermittlung sind Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO, die Bestandteil unseres Vertrags über Auftragsverarbeitung mit Defiant sind. Die Aufbewahrung von Daten durch Defiant richtet sich nach dessen Datenschutz- und Datenverarbeitungsbedingungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Webseite sowie im Schutz der über sie übermittelten Daten.

Cookies und Einbindung von Drittinhalten

Unsere Webseite setzt keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Werbezwecken ein und lädt keine Inhalte von Drittanbietern nach. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen. Soweit für den sicheren Betrieb der Webseite technisch erforderliche Informationen in Ihrem Endgerät gespeichert oder aus ihm ausgelesen werden, beruht dies auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Sie können uns per E-Mail eine Nachricht zukommen lassen oder uns anrufen.

Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Nachricht sowie Ihre Kontaktangaben bzw. die übermittelte Telefonnummer, um Ihre Anfrage einschließlich Anschlussfragen bearbeiten zu können. Ihre Anfrage und Ihre Kontaktangaben speichern wir in unserer Maklersoftware onOffice enterprise und in Microsoft 365 (E-Mail). onOffice verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Für die Auftragsverarbeitung durch Microsoft sowie ergänzende Verarbeitungen zu eigenen Zwecken beachten Sie den Abschnitt „Eingesetzte Software und Auftragsverarbeiter“.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nur weiter, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Das betrifft insbesondere die Eigentümerseite eines Objekts im Rahmen der Vermarktung, also Eigentümer, Erben bzw. Erbengemeinschaften, Testamentsvollstrecker oder deren rechtliche Vertreter. An Partner aus unserem Netzwerk, etwa für rechtliche oder steuerliche Beratung oder Haushaltsauflösungen, geben wir Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung weiter.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Anfrage, bis sie abschließend bearbeitet ist. Betrifft Ihre Anfrage ein von uns vermarktetes Objekt, gelten die Speicherfristen im Abschnitt „Anforderung von Exposés und Zugang zu digitalen Datenräumen“. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag mit uns in Zusammenhang steht oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. In allen anderen Fällen haben wir ein berechtigtes Interesse daran, an uns gerichtete Anfragen effektiv zu bearbeiten; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Soweit Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kontaktaufnahme mit Kanzleien und Geschäftspartnern (Informationen nach Art. 14 DSGVO)

Wir nehmen Kontakt zu Rechtsanwaltskanzleien, Notariaten, Steuerberatern und anderen Unternehmen auf, um Kooperationen im Bereich Nachlassimmobilien anzubahnen. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten der dort tätigen Ansprechpartner, die wir nicht bei den betroffenen Personen selbst erhoben haben: Name, berufliche Funktion und Fachgebiet, Kanzleianschrift, berufliche Telefonnummer sowie Angaben zur Tätigkeit der Kanzlei. Diese Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus Kanzlei-Webseiten, Berufs- und Branchenverzeichnissen sowie Registern.

Die Kontaktaufnahme erfolgt per Post. Im Anschluss fragen wir telefonisch nach, ob Interesse an einem Gespräch besteht; dabei beschränken wir uns auf Kanzleien, deren Tätigkeitsschwerpunkt einen sachlichen Bezug zu unserem Angebot erkennen lässt, und beenden das Gespräch, sobald kein Interesse besteht. Wenn Sie keinen Anruf wünschen, genügt eine kurze Nachricht an uns. Eine Kontaktaufnahme per E-Mail erfolgt nur, wenn Sie uns im Gespräch ausdrücklich darum gebeten haben; diese Einwilligung dokumentieren wir und Sie können sie jederzeit widerrufen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung geschäftlicher Kontakte und der Direktwerbung gegenüber Unternehmen (Erwägungsgrund 47 DSGVO). Wir sprechen die betroffenen Personen ausschließlich in ihrer beruflichen Funktion an. Soweit Sie einer Kontaktaufnahme per E-Mail zugestimmt haben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Die Daten werden in unserer Maklersoftware und in Microsoft 365 verarbeitet (siehe „Eingesetzte Software und Auftragsverarbeiter“). Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt.

Wir speichern die Daten, bis Sie der Verarbeitung widersprechen oder eine Geschäftsbeziehung zustande kommt, längstens jedoch 24 Monate nach unserer letzten Kontaktaufnahme. Nach einem Widerspruch speichern wir Ihre Kontaktdaten ausschließlich in einer Sperrliste, um eine erneute Ansprache auszuschließen.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), z. B. per E-Mail: info@riveritas.de. Ihre weiteren Rechte, einschließlich des Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“.

Personenbezogene Daten, die wir von Dritten erhalten

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Immobilienmakler erhalten wir personenbezogene Daten teilweise nicht unmittelbar von den betroffenen Personen selbst, sondern von Dritten. Dies betrifft insbesondere Kontaktdaten von benannten Beratern und Bevollmächtigten sowie Angaben zu Eigentümern, Erben, Mitgliedern von Erbengemeinschaften, Testamentsvollstreckern und weiteren am Vermarktungsprozess beteiligten Personen.

Die Daten stammen insbesondere von Interessenten, Eigentümern, Erben, Testamentsvollstreckern oder deren Vertretern, die uns diese Angaben im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Vermarktungsauftrag übermitteln.

Wir verarbeiten dabei, soweit für den jeweiligen Vorgang erforderlich, insbesondere Namen, Kontaktdaten, Angaben zur beruflichen oder rechtlichen Funktion, zur Beteiligung an einem Objekt, zu Vertretungsbefugnissen sowie damit zusammenhängende Kommunikationsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Klärung von Zuständigkeiten und Berechtigungen, zur Kommunikation und Abstimmung mit den Beteiligten sowie zur ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des Vermarktungsprozesses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und rechtssicheren Abwicklung unserer Tätigkeit sowie in der Wahrung der Interessen unserer Auftraggeber. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger können insbesondere die in dieser Datenschutzerklärung genannten Auftragsverarbeiter sowie die am konkreten Vermarktungsvorgang beteiligten Personen oder Stellen sein. Einzelheiten zu den eingesetzten Dienstleistern und möglichen Drittlandübermittlungen finden Sie im Abschnitt „Eingesetzte Software und Auftragsverarbeiter“.

Wir speichern diese Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind. Darüber hinaus gelten gegebenenfalls die im Abschnitt „Anforderung von Exposés und Zugang zu digitalen Datenräumen“ beschriebenen Aufbewahrungsfristen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Erfordernisse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die Informationen zu Ihren Datenschutzrechten und unseren Kontaktdaten finden Sie in den entsprechenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

Anforderung von Exposés und Zugang zu digitalen Datenräumen

Sie können über ein Formular auf unserer Webseite ein Exposé anfordern oder den Zugang zu einem digitalen Datenraum beantragen. Den Link zu diesem Formular erhalten Sie auch per E-Mail von uns; diese E-Mails versenden wir über onOffice enterprise. Das Formular wird auf den Servern von STRATO bereitgestellt (siehe Abschnitt „Hosting“). Ihre Eingaben werden verschlüsselt an uns übermittelt und anschließend in onOffice enterprise gespeichert.

Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die von Ihnen eingetragenen Angaben. Dies sind in der Regel Unternehmen bzw. Name, vertretungsberechtigte Person, Anschrift, Handelsregister bzw. Sitz, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie optional die von Ihnen benannten Berater. Zusätzlich speichern wir Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage und der von Ihnen abgegebenen Erklärungen (zum Beispiel Vertraulichkeitserklärung, Kenntnisnahme unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen) sowie die jeweils bestätigte Fassung dieser Dokumente.

Sind wir nach dem Geldwäschegesetz zu Ihrer Identifizierung verpflichtet, verarbeiten wir zusätzlich: Vor- und Nachnamen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift, Angaben zum Ausweisdokument einschließlich einer Kopie (§ 8 Abs. 2 GwG) sowie bei Unternehmen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten.

Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

Ihre Angaben legen wir als Adressdatensatz in onOffice enterprise an und verknüpfen ihn mit dem jeweiligen Objekt. Die Kommunikation mit Ihnen, der Versand des Exposés und die Bereitstellung des Datenraums erfolgen über onOffice enterprise sowie über Microsoft 365 (E-Mail sowie Freigabe von Dokumenten über einen geschützten Link). Dabei wird dokumentiert, welche Unterlagen Ihnen wann übermittelt wurden. Rufen Sie ein Exposé über einen personalisierten Link auf oder greifen Sie auf den Datenraum zu, werden Zeitpunkt und Umfang dieser Zugriffe protokolliert. Ob und wann Sie E-Mails öffnen, werten wir nicht aus.

Zwecke der Verarbeitung sind die Prüfung und Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Bereitstellung von Exposé und Datenraum, die Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Vermarktungsprozesses, der Nachweis der abgegebenen Erklärungen, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie der Schutz unserer Auftraggeber und von uns vor einer unbefugten Weitergabe von Objektinformationen oder einer Umgehung unserer Tätigkeit.

An wen geben wir Ihre Daten weiter?

• Auftragsverarbeiter: onOffice GmbH (Maklersoftware einschließlich Formularanbindung, Adress- und Objektverwaltung, E-Mail- und Exposéversand) und Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, insbesondere E-Mail sowie Speicherung und Freigabe von Dokumenten). Anschriften, Verarbeitungsorte und die Absicherung möglicher Zugriffe aus den USA finden Sie im Abschnitt „Eingesetzte Software und Auftragsverarbeiter“.
• Eigentümerseite: Eigentümer, Erben bzw. Erbengemeinschaften, Testamentsvollstrecker oder deren rechtliche Vertreter erhalten Ihre Angaben nur, soweit dies für die Fortführung der Verhandlungen erforderlich ist, etwa zur Vorbereitung von Besichtigungen, Angebotsgesprächen oder der Beurkundung.
• Notar: Im Rahmen der Beurkundung erhält der beurkundende Notar die hierfür erforderlichen Angaben.
• Netzwerkpartner: An Partner aus unserem Netzwerk geben wir Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung weiter.

Melden Sie sich für den Zugriff auf freigegebene Dokumente mit einem eigenen Microsoft-Konto an, verarbeitet Microsoft die damit verbundenen Kontodaten in eigener Verantwortung nach der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Anfrage- und Kontaktdaten, solange sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Durchführung des jeweiligen Vorgangs erforderlich sind. Entfällt dieser Zweck, löschen wir nicht mehr benötigte Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Erfordernisse zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

Die für den Nachweis Ihrer Vertraulichkeitserklärung und deren Durchsetzung erforderlichen Angaben bewahren wir gesondert zweckgebunden auf. Maßgeblich sind die Laufzeit der Verpflichtung und die einschlägigen Verjährungsfristen. Daraus folgt keine pauschale Mindestaufbewahrung sämtlicher Anfrage-und Zugriffsdaten für 24 Monate. Zugriffsprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für die sichere Bereitstellung, die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen oder erforderliche Rechtsnachweise benötigt werden. Freigabelinks zum Datenraum werden nach Abschluss der Vermarktung deaktiviert.

Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz (5 Jahre), der Makler- und Bauträgerverordnung (5 Jahre) sowie nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung (6, 8 bzw. 10 Jahre, je nach Art der Unterlage), oder soweit die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Soweit die Verarbeitung der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient, die auf Ihre Anfrage erfolgen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Soweit wir Ihre Daten zur Nachweisführung, zur Protokollierung von Zugriffen, zur Durchsetzung von Vertraulichkeitspflichten oder zum Schutz vor Umgehung verarbeiten, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der rechtssicheren Dokumentation des Vermarktungsprozesses und im Schutz der Interessen unserer Auftraggeber.

Soweit wir als Immobilienmakler zur Identifizierung nach §§ 10, 11 GwG oder zur Aufzeichnung und Aufbewahrung nach §§ 10, 14 MaBV verpflichtet sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit diesen Vorschriften.

Soweit Sie uns eine Einwilligung erteilen, etwa zum Erhalt von Informationen über weitere Angebote, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Pflichtangaben

Die Angabe der im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihnen Exposé und Datenraum nicht bereitstellen. Die Angabe von Beratern ist freiwillig.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: November 2026